Cómo gestionar tareas y organizarse en equipo de forma sencilla con Trello

Cada día nos enfrentamos a una lista enorme de tareas a completar y tareas a recordar. En una búsqueda en Google encontrarás miles de herramientas que prometen ayudarte a mejorar tu productividad y una lista enorme de métodos para realizar un seguimiento de las tareas. Algunos de estos métodos son tan complicados que requieren la lectura de libros y pueden llevar mucho tiempo en dominarse, resultando imposible su adopción.

En el trabajo en equipo la gestión de proyectos puede resultar todavía más difícil ya que no todos los miembros están de acuerdo en el sistema y la herramienta más adecuada a utilizar, volviendo a menudo a la agenda tradicional y dejando de lado la aplicación corporativa por su dificultad.

En TotemGuard hemos ido gestionando a lo largo del tiempo nuestros proyectos con diferentes herramientas. Hace un año oí hablar de Trello y aunque estaba muy contenta con la metodología y apps que utilizaba, era evidente que algunos compañeros tenían ciertas dificultades: el orden de prioridad de las tareas no era siempre clara y no era fácil y rápido ver quién estaba trabajando en un tarea concreta y cuándo se completaba.

El éxito de Trello desde el primer día se basó en su visualidad y simplicidad de implementación, cautivando al equipo y adoptando todos de forma voluntaria esta metodología de inmediato. Trello nos permite colaborar a diario de forma virtual en los proyectos conjuntos, pudiendo asignarnos tareas, conocer el estado de su progreso, mantener conversaciones, darnos feedback constante y ver finalmente aquellas que ya se han completado.

En poco tiempo hemos eliminado una gran parte de emails, conversaciones telefónicas y chats para notificarnos el estado de una tarea. Trello nos envía notificaciones automáticamente a nuestro ordenador o móvil, informando de cambios en el trabajo planificado.

Trello forma parte de nuestro flujo de trabajo, tanto a la hora de organizar nuestras propias tareas diarias como a la hora de colaborar entre nosotros en algunas de ellas.

Una visión de conjunto de Trello

Trello es una herramienta gratuita que te permite organizar tus tareas y proyectos a través de tableros. Tareas, ideas y recursos se organizan en columnas obteniendo una gran visibilidad de la dimensión del trabajo.

Trello se basa en el sistema Kaban para la gestión de tareas, en donde en una pizarra blanca se introducen las diferentes tareas con post-its. Cada tarea está separada en una columna diferente según su estado en el proceso de finalización.

Gestion tareas kaban trello

Trello reproduce este sistema a base de la creación de tableros (pizarras) y tarjetas (post-it). Aquí puedes ver cómo se vería la pizarra de arriba de forma muy similar en Trello:

Trello_tareas_gestion

Un tablero representa un proyecto a completar que contiene una colección de tareas (tarjetas) que están organizadas en columnas verticales. Cada tablero puede ser privado, público o sólo compartirse con otros miembros del equipo. Cuando invitas a otro compañero a un tablero, puedes darle permisos de edición o simplemente permisos de lectura.

Cada columna en el tablero permite crear diferentes categorías. En el sistema de Kaban cada columna representa un estado de la tarea dentro del progreso del proyecto, normalmente representado por las categorías siguientes: Bandeja de entrada (Inbox), Tareas en curso, Tareas en espera y Tareas completadas.

Cada tarjeta representa una tarea específica del proyecto. En su parte frontal se visualiza el título de la tarea a realizar, pero detrás de cada tarjeta se incluye una descripción detallada, se configura una fecha de vencimiento y se pueden añadir enlaces web, imágenes, ficheros adjuntos, emoticonos y listas de subtareas con casillas de verificación para concretar su realización.

Trello_tarjetas_tareas

Contenido de la tarjeta

Cada tarjeta se va moviendo entre las diferentes categorías a medida que se avanza en su progreso.

Trello mover tareas columnas

Estado de la tarea

Si además estamos trabajando en equipo, cada tarjeta puede asignarse a un miembro, de manera que cada uno conoce sus tareas concretas dentro del proyecto y todos pueden ir viendo el avance del equipo en cada parte del mismo.

Asignar tareas equipo trello

Asignación de tareas en un equipo de trabajo

5 Ideas para organizarse y colaborar en Trello

A medida que te vas familiarizando con los tableros de Trello, encontrarás que pueden darles numerosas aplicaciones para tu organización personal y profesional. A continuación puedes ver algunas ideas relevantes para la creación de un aula virtual:

1. Gestión diaria de tareas

Para la organización diaria de tareas puedes crear un tablero personal con 6 categorías:

Tareas_organizar_Trello

Tablero para la gestión de tareas

  1. Ideas: Recursos y temas a investigar para elaborar una lección multimedia, una nueva entrada en el blog o incluir en un curso.
  2. Inbox (bandeja de entrada): Tareas concretas a completar que normalmente nos llegan a través del correo electrónico o forman parte de nuestras responsabilidades semanales. Si utilizas Gmail, puedes enviar directamente los emails que recibes con tareas a tu tablero en Trello usando esta extensión: Gmail to Trello.
  3. Tareas en curso: Tareas que ya has iniciado y cuya finalización conlleva más de un día. Es una manera muy fácil de ver cada mañana las tareas que están pendientes todavía.
  4. Tareas en espera: Tareas que requieren de la participación de otras personas para poder ser completadas o seguir trabajando en ellas. Son tareas que quedan a la espera del trabajo o feedback de terceros. Puede ser tan simple como la espera a la respuesta de un correo electrónico, la lectura de un documento o la construcción de una parte del proyecto.
  5. Tareas completadas: Tareas finalizadas que con las semanas se van acumulando en esta columna y con el tiempo se acaban por archivar de forma definitiva en Trello. Esta categoría ayuda a visualizar semana a semana los logros de trabajo produciendo un alto grado de satisfacción.  Una vez se archivan las tarjetas, siempre pueden consultarse de nuevo desde el buscador de Trello.
  6. Plantillas: Ciertas tareas son repetitivas y requieren de los mismos pasos una y otra vez. Para ello es muy eficiente crear una plantilla con su contenido y así crear una nueva tarjeta rápidamente con tan sólo un “copiar” desde esta columna.

2. Gestión de un proyecto de investigación con los alumnos

Para el trabajo colaborativo en un proyecto, el profesor puede crear un tablero asignando tareas a los alumnos y  visualizar así fácilmente cómo los alumnos avanzan en las diferentes fases del mismo:

Proyecto_de_Investigación_Trello

Tablero para la gestión de un proyecto de investigación

  • Descripción del Proyecto: Explicación del profesor sobre los requisitos y el contenido del proyecto, adjuntando recursos multimedia que los alumnos han de revisar como punto de partida. Los alumnos pueden dejar sus preguntas y comentarios detrás de esta tarjeta y el profesor contestar sin salir de Trello.
  • Lluvia de ideas: Cada alumno decide el tema concreto del proyecto que va a investigar y redactar. Una vez decidido abre una tarjeta con el título del tema y mencionando al profesor en comentarios para su atención.
  • Investigar: Tras decidir el tema y la aprobación del profesor, el alumno mueve la tarjeta a esta categoría. Empieza a buscar información fiable y adjunta un documento con al menos 10 fuentes de información que ha encontrado. El profesor revisa el contenido de las tarjetas y da su feedback a cada alumno. En cualquier momento el alumno puede lanzar una pregunta al profesor desde dentro de la misma tarjeta. También puede interactuar con los demás compañeros dejando comentarios y recursos web en las tarjetas de los demás.
  • Primer borrador: El alumno mueve la tarjeta a esta columna para empezar a escribir en un documento su primer borrador. Una vez finalizada la redacción, el alumno sube el documento a su tarjeta y menciona a un compañero de clase, quién tendrá que revisar el trabajo y ofrecerle feedback con sugerencias y mejoras. Tras la revisión del compañero se menciona al profesor para que ahora revise el borrador también.
  • Borrador Final: El alumno mueve la tarjeta a esta columna para introducir todos las cambios y mejoras sugeridos por  los compañeros y el profesor, finalizando así el escrito y su presentación. Se adjuntan a la tarjeta los recursos multimedia que apoyan el documento final.
  • Finalizado: Cada alumno mueve su tarjeta con su trabajo finalizado y listo para ser corregido por el profesor. Se adjuntan las rúbricas de calificación para la revisión del alumno.

3. Publicación de la agenda semanal de clase para alumnos y padres

Trello ofrece una manera sencilla de hacer llegar la planificación de actividades y deberes de la semana a padres y alumnos.

El profesor puede crear un tablero público de manera que los padres y alumnos puedan revisarlo desde cualquier ordenador o incluso desde su móvil, sin que sea necesario que usen Trello o tengan que abrir una cuenta. ¡Adiós a los mensajes de WhatsApp de padres y madres solicitando los deberes de la semana! Trello ofrece un lugar centralizado de consulta fácilmente accesible.

Agenda_semanal_de_clase_Trello

Tablero de comunicación de actividades con alumnos y padres

El profesor crea un tablero en donde cada columna representa una semana del mes. En cada semana se introducen las actividades organizadas, excursiones, reuniones, deberes y exámenes que se han planificado. Cada evento o actividad incluye la fecha en que tendrá lugar la misma.

En el caso de los deberes podemos incluir detrás de una tarjeta una lista específica de las actividades que han de entregarse y divididas entre los días de la semana. Igualmente detrás de la tarjeta de exámenes, el profesor puede especificar el temario a repasar incluyendo recursos y actividades relevantes para el éxito del alumno.

Deberes_tarjeta_descripcion_trello

4. Planificación de una lección multimedia

Para el profesor que ha dejado el libro de texto atrás necesita planificar necesariamente sus lecciones con elementos multimedia con el fin de sacar partido a la tecnología. Para agrupar vídeos, documentos y páginas web relevantes a una asignatura, el profesor puede crear un tablero introduciendo cada lección en una tarjeta y separando en columnas los trimestres.

Planificación_de_una_lección_Trello

Cada tarjeta explica una lección incluyendo dentro de ella los recursos y actividades necesarias para su comprensión: enlaces web, vídeos, PDFs, ejercicios y evaluación.

El profesor adjunta en cada lección los documentos y los archivos relevantes, pudiendo subirlos directamente desde Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox y Box dada la integración de Trello con estos conocidos servicios de almacenamiento de archivos.

Los estudiantes acceden al tablero con el material de estudio desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, facilitando un aprendizaje móvil.

Temario_leccion_multimedia_trello

Recursos de la lección detrás de cada tarjeta

El alumno puede añadir comentarios en cada tarjeta mencionado directamente a otros compañeros o al profesor, los cuales recibirán una notificación, lo que facilita la conversación y la resolución de preguntas y dudas sin un constante vaivén de correos electrónicos.

comentarios_compañeros_trello

 5. Obtener “feedback”

Si necesitas obtener la opinión de los alumnos sobre un tema concreto, Trello tiene una función de “Votaciones” que permite a los miembros de un tablero dar su voto a una tarjeta. Si estás planificando un viaje de final de curso y necesitas confirmar el lugar, la fecha y las actividades más interesantes para ellos, puedes crear una lista de ideas y cada alumno puede votar aquella opción que encuentre más atractiva.

Votaciones_trello

Como ves, Trello es una herramienta muy visual y sencilla pero muy completa al incorporar una gran cantidad de funcionalidades e integraciones con otras herramientas que facilitan tu organización personal. Por el momento no he encontrado ninguna herramienta que la supere, especialmente en la gestión de un proyecto con tareas que involucran a un equipo.

Pregunta: ¿Conocías Trello? ¿Qué herramientas y metodologías utilizas para gestionar tus tareas y organizar a un equipo? Puedes dejarme un comentario pulsando aquí.

Entradas Relacionadas:

¿Te gustó este artículo? Suscríbete al blog por email AQUÍ . Meritxell es asesora y formadora en nuevas tecnologías aplicadas a la educación. Consultora Certificada de Evernote (ECC) para centros educativos y empresas. Creadora y tutora de los Cursos online en Competencias Digitales de la Academy TotemGuard.
Encuentra tu curso en la Academy TotemGuard

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

23 comentarios en “Cómo gestionar tareas y organizarse en equipo de forma sencilla con Trello

  1. Hola Meritxell, muy bueno este aporte, ya me pongo a construir mi espacio allí. Me quedó saber si es gratuito, que ahora lo voy a descubrir.
    Quiero hacer un aporte a tu tarea, quizás ya lo conoces, pero igualmente te cuento. Probaste Pointofix (http://www.pointofix.de/)?
    Es un barra de tareas lateral que se ubica sobre cualquier espacio de trabajo que abras, siempre y cuando la tengas activa y minimizada. Es tan pequeña que no molesta, es tremendamente útil al momento de editar cualquier captura de pantalla, describir imágenes, señalar, bueno ya verás tú que propiedades ofrece. Aunque busque la versión en español, no tuve suerte. El enlace que descubrí no fue posible activarlo. El que te envío esta en alemán, pero es tan simple que no necesite traductor. Probando se grita EUREKA igualmente. Quizás te recuerde al viejito Paint, pero con funciones mas óptimas y directas, ya que no es necesario salir de lo que estas haciendo hacia otro programa. Pointofix está en una esquina y solo debes desplegarlo.
    A él le sumo Recortes, una app de la tienda Chrome (creo) para enmarcar lo que deseo.
    Bueno, me voy a husmear Storify que aún no te leí.
    Saludos y no dejes nunca de ser ‘ratona de la web’ porque a muchas personas les alivias la labor docente.
    Martus

  2. No conocía Trello. Al parecer por los facilitadores con los que cuenta según he leído, lo voy a explorar e implementar. Luego, puede que vuelva por aquí. Mil y una gracias por la caracterización tan accesible.

    Saludos cordiales.
    Cl.

  3. Hola Meritxell, buenas tardes.
    No conocía Trello y la manera de organizar las tareas, tanto personales, de la oficina, como en la tarea docente, es a través de una planilla excel, que se alimenta diariamente.
    Me interesa bastante poder organizar de buena manera el día, la semana y el mes, en los aspectos antes señalados, de esa forma podríamos obtener un avance del rendimiento.
    Una muy buena información.

    Gracias y un saludo desde Santiago de Chile.

  4. saps si les tasques o tarjes estan, tenen o poden disposar de link per accedir directament a un document que s’està treballant en grup(per exemple)?

  5. Hola.
    Interesante aportación que en lo personal desconocía, vamos a probarlo y haré los comentarios respectivos.

  6. Excelentes aportaciones, no tenia idea de lo que es Trello. Debo comentar que necesito una herramienta como esta, muchas gracias!

    Echaré un vistazo a la herramienta, esperando me pueda ayudar a mi labor docente.

    Saludos.

  7. Veo que Trello es una aplicación bastante completa para ayudarnos a la organización y al buen trabajo en equipo. Me va bien lo empezaré a usar, gracias

  8. Recién voy descubriendo este blog, me encantó este post, ya descargue la aplicación haber que tal funciona, tenía tiempo buscando una app para gestionar tareas, en equipo del trabajo de oficina y personales, justo estaba leyendo y pensando si se podría utilizar para ver el seguimiento de algún proyecto colaborativo de mis alumnos cuando leí más abajo y estaba un ejemplo.
    Excelente
    Gracias¡

  9. ¿Y comparándolo con Evernote? A mi en principio me suena que pueden tener bastantes utilidades comunes. Gracias. Un saludo

    • Hola Rafa,

      Evernote es bastante diferente a Trello. Realmente Evernote se usa principalmente para gestionar información digital y en formato papel (páginas web, artículos de blog, emails, pdfs, tweets, textos, notas de voz, etc) y no tanto para gestionar tareas, especialmente cuando las tareas involucran a un equipo de personas.

      La mayoría de personas encontrarán más fácil gestionar las tareas propias y del equipo desde Trello que desde Evernote. Trello está diseñado con este único objetivo. Mientras Evernote ofrece muchas otras posibilidades de uso.

      Yo utilizo ambas herramientas a diario pero con diferentes propósitos.

      Un saludo,

      Meritxell

  10. Hola, no conocía la aplicación Trello. La voy a usar para planear las actividades mi trabajo de grado de maestría.

  11. Hola me gustaría saber si nos podéis organizar una formación sobre Kanbas con Trello, somos un centro educativo, CEE Balmes1 de Sant Boi. Espero noticias tuyas, gracias Meritxell.