Google Drive: Cómo usarlo en el aula y diferencias con DropBox

La tecnología de almacenamiento en la nube es un recurso TIC muy útil y cada vez más imprescindible para el profesor y el alumno a nivel académico. Con esta tecnología los profesores y alumnos pueden almacenar y compartir documentos, fotos y videos en la nube para tenerlos accesibles desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.

Google Drive se presenta como el nuevo servicio de almacenamiento online gratuito de Google. Para los que ya utilicen DropBox, Google Drive es una alternativa a considerar y ofrecemos una detallada comparativa al final de la entrada.

¿Qué ventajas presenta esta tecnología para los profesores y los alumnos?

  • Empezar a editar un documento en el ordenador del aula y terminarlo en el equipo de casa sin necesidad de enviarse a uno mismo el archivo por correo electrónico o descargarlo en un USB.
  • No necesitar renombrar archivos y borrar versiones antiguas tras hacer varias modificaciones a un documento
  • Compartir un video o una carpeta de documentos con los alumnos enviando simplemente un email con un enlace a un fichero guardado en Google Drive e invitarles a verlo y descargarlo.
  •  Pedir a los alumnos que abran un documento y realicen un ejercicio. Tras su finalización los alumnos guardan el documento en Google Drive para que el profesor pueda corregirlos.
  • Colaborar con los alumnos en un documento en tiempo real, enviando y recibiendo comentarios del grupo.
  • Disponer de una copia de seguridad de todos los ficheros en la nube, evitando su pérdida en el caso de que el disco duro del ordenador se corrompa, se infecte con un virus o se caiga el servidor de ficheros del centro.
  • Recuperar archivos que hayamos borrado accidentalmente e incluso volver a una versión antigua del documento de un mes atrás.
  • Realizar búsquedas de objetos y texto que aparecen en imágenes guardadas y documentos escaneados para encontrar fácilmente archivos. Gracias al reconocimiento óptico de caracteres (OCR) podemos encontrar rápidamente un archivo por su contenido y no únicamente por su nombre.

¿Cómo funciona esta tecnología?

Cuando se descarga la aplicación de Google Drive, aparece una carpeta en nuestro ordenador como si fuera un nuevo directorio en nuestro disco duro, al cual podemos arrastrar y soltar nuestros archivos. Ahora cualquier fichero almacenado en esta carpeta o cualquier modificación queda automáticamente copiada en la nube en nuestra cuenta de Google Drive.

Para acceder a estos ficheros desde cualquier PC, simplemente debemos instalar Google Drive en todos ellos para sincronizarlos. Puedes acceder a Google Drive desde cualquier navegador en la página web drive.google.com, desde la carpeta de Google Drive que hemos descargado en otro ordenador o desde la aplicación del dispositivo móvil o tableta Android y iOS.

 

Google Drive

¿Qué diferencia hay con Google Docs?

Google Docs ahora está integrado dentro de Google Drive. Los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones que tenemos guardadas en Google Docs ahora aparecen dentro de la carpeta de Google Drive, o más bien un enlace a ellos.

Porque los documentos creados con Google Docs siguen estando almacenados en la nube y no pueden ser descargados en nuestro PC desde Google Drive y editarlos con el procesador de textos que deseemos. De hecho si abrimos un Google Doc desde la carpeta de Google Drive, siempre se abrirá en su aplicación web para ser editado online. Para descargar un Google Doc en nuestro PC, debemos como siempre, abrirlo online y descargarlo desde allí.

Por el contrario, los ficheros que arrastramos a Google Drive desde nuestro disco duro, se encuentran en nuestro PC pero también se guarda una copia en la nube automáticamente y se sincroniza con nuestros otros equipos que usan Google Drive.

 ¿Que significa la sincronización de archivos entre varios ordenadores?

La sincronización significa que cualquier fichero que se arrastre a la carpeta de Google Drive y cualquier cambio que se realice en ella, automáticamente se actualiza no sólo en la nube sino en todas las carpetas de nuestros otros ordenadores y dispositivos móviles que hayamos conectado en Google Drive. De este modo, si se empieza a editar una foto en el aula en un ordenador, cuando lleguemos a casa, tendremos la última versión que hemos cerrado para seguir trabajando si lo deseamos.

La sincronización presenta el peligro de que si un alumno, por ejemplo, edita un archivo antes de que su PC haya recibido la última actualización de la nube, puede estar trabajando con una copia antigua y resultar en un conflicto de versiones. En este sentido trabajar con Google Docs, es más seguro cuando los alumnos trabajan conjuntamente en el mismo documento, ya que los cambios siempre se realizan directamente con el documento que se encuentra almacenado en la nube.

En el centro ya utilizamos DropBox ¿hay mucha diferencia de funcionalidades y precios entre ellas?

A continuación encontrarás una detallada tabla comparativa entre las dos soluciones. El espacio gratuito, el coste de ampliar espacio, la posibilidad de colaborar en tiempo real y el reconocimiento óptico de texto y objetos en archivos sitúan a Google Drive como una seria alternativa.

De todos modos nada nos impide utilizar ambos. Podemos poner, por ejemplo, las fotos y videos de excursiones en Google Drive y seguir con los documentos de trabajo en DropBox, aumentando así el espacio de almacenamiento gratuito para los archivos multimedia del aula.

 

Comparativa

Google DriveGoogle Drive

DropBox contra Google Drive

Espacio gratuito

5 GB

2 GB

Incrementar espacio gratuito

No puedes incrementar espacio gratuito por ahora

500MB adicionales por cada persona que use tu enlace para crear una cuenta

Tamaño máximo de archivo

10 GB

Sin límite

Precios

25 GB: $2,49/mes

100 GB:$4,99/mes

1 TB GB: $49,99/mes

16 TB: $799,99/mes

50 GB: $9,99/mes

100 GB: $19,99/mes

1 TB GB: $799/mes

Sistemas operativos

Windows, OS X, Android, iOS (en breve), Linux (en breve)

Windows, OS X, Linux, Android, iOS, Windows Phone (en breve)

Cuenta de correo electrónico

Se necesita cuenta de Gmail

Se puede registrar con cualquier cuenta de email (Exchange, hotmail, etc)

Integración con Google Docs

Los Google Docs aparecen dentro de Google drive ahora pero siguen siendo editados online y no pueden descargarse al nuestro PC

(GoogleDocs no consumen espacio)

 No se integra con Google Docs

Integración con Google+, Picasa y Gmail

Disponible

No disponible

Compartir un fichero o carpeta entera con otros

Sólo disponible desde la aplicación web

Disponible desde la aplicación de escritorio haciendo clic derecho sobre el fichero

Compartir ficheros a través de un enlace público o privado

Disponible

(Permite compartir con otros usuarios

que no tengan Gmail)

Disponible

Colaboración en tiempo real

Disponible crear y responder comentarios en tiempo real

No permite feedback entre profesor y alumno en tiempo real

Buscador de ficheros

Mejor búsqueda avanzada de documentos

Menos opciones de configuración para la búsqueda

Buscador por OCR (reconocimiento óptico de caracteres)

Disponible

No disponible

Visualización de diferentes tipos de archivos desde el navegador

Disponible en vídeos de alta definición, Adobe Illustrator , Photoshop y más

Igualmente disponible

Velocidad de carga y descarga de un fichero Carga y descarga un fichero más rápidamente. Pero no permite configurar el ancho de banda disponible.

Posibilidad de configurar el ancho de banda disponible y hacer más rápida la carga y descarga de un fichero

Velocidad de sincronización de un fichero de 50MB entre dos ordenadores

3 minutos en aparecer en nuestro otro ordenador

Un minuto en aparecer en nuestro otro ordenador si utilizamos LanSync, una opción inexistente en Google Drive

Ver versiones antiguas de un archivo

Debes descargar el fichero a tu ordenador (excepto para GoogleDocs)

Puedes ver en detalle versiones antiguas de un fichero desde la interfaz web

Días que guarda un archivo tras ser borrado 0 versiones antiguas

30 días

30 días pero con la cuenta Pro ilimitado

Propiedad de los archivos (Términos y condiciones)

Mantenemos la propiedad intelectual del contenido de los archivos pero Google añade la reserva de usar el contenido para mejorar el servicio al usuario, lo que quizás deja la posibilidad de obtener información sobre nosotros para hacer una publicidad personalizada.

Mantenemos la propiedad intelectual del contenido de los archivos sin esta reserva

 

Junto con la salida de Google Drive, Google Docs ha subido la cuota de almacenamiento a 5 GB y Gmail a 10 GB. 

¿Utilizas esta tecnología en el aula? ¿Has probado ya Google Drive? ¿Qué opinión te merece? Déjanos tus comentarios.

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¿Te gustó este artículo? Suscríbete al blog por email AQUÍ . Meritxell es asesora y formadora en nuevas tecnologías aplicadas a la educación. Embajadora de Evernote y Consultora Certificada de Evernote Business (EBCC) para centros educativos y empresas. Creadora y tutora del Curso de Competencias Digitales para profesores de la Fundación UNED. Cofundadora de TotemGuard. Me encanta emprender, estudiar y compartir lo que aprendo.
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43 comentarios en “Google Drive: Cómo usarlo en el aula y diferencias con DropBox

    • Sí, he probado Docs offline, que es muy útil para visualizar documentos y hojas de cálculo sin conexión a Internet (mientras viajamos en avión por ejemplo). Siguen existiendo en Google Drive pero los Google Docs siguen sin poder ser editados offline (ya que están en la nube) y tampoco se pueden visualizar o editar presentaciones o crear nuevos documentos en modo offline.

      Espero que esto responda a tu pregunta. Un saludo,
      Meritxell

      • Lo he estado comprobando, sólo ver y sólo docus y hojas de cálculo. :o( y juraría que en algún momento editabas offline y sincronizaba al conectar de nuevo!
        Esperemos que vayan añadiendo ese tipo de funcionalidades, de momento estoy peleándome con compartir carpetas sin tener que ‘desubicarlas’ de donde las tengo… nada fácil por ahora, y moverlas a la carpeta de Google Drive me supone un grave trastorno…

    • No veo problema tener un backup online de correos y archivos. Todas las comunicaciones que suceden entre ordenadores y la nube están totalmente encriptadas en ambas herramientas con lo que sería muy difícil que alguien pudiera robarte o ver su contenido.

  1. Excelente!!! Una informació más. Dropbox permite publicar y ver páginas web. Google drive no. Es decir en Dropbox si un archivo tiene relación con otro la visualizarse siguen manteniendo la relación pero en google drive no. Esta función abre muchas posibilidades como las que tienen los servidores.

  2. Excelente!!! Una informació más. Dropbox permite publicar y ver páginas web. Google drive no. Es decir en Dropbox si un archivo tiene relación con otro la visualizarse siguen manteniendo la relación pero en google drive no.

  3. Yo he tenido dos pc abiertos con la misma cuenta y el mismo documento, y tiene un sistema que impide que ambos esten trabajando en el mismo parrafo simultaneamente. De hecho, en un PC se resalta en que parrafo esta trabajano el otro. Tambien indica cuantos usuarios estan en ese documento. Me parece interesante.
    A mi, aunque instalé la aplicación, no me aparece en mi pc ningún acceso directo para meter los archivos. Tendré que reinstalar…

  4. Hola, que ventajas y desventajas tienen estas aplicaciones con Box? si alguien podría contarme, dado que empecé a utilizar box y es muy potente pero no conozco aún todas sus opciones.
    Muchas gracias.

    • Box es muy buena opción tambien. Es un poco más cara que Google Drive a partir de los 5GB gratuitos.En cuanto a funcionalidades se parece a DropBox (y no Google Drive) aunque dudo si puedes compartir ficheros con un enlace público.

      Espero que te ayude un poco este resumen.

      Un saludo,

      Meritxell

      • Gracias Meritxell.
        Te cuento que no solo podes compartir un archivo con un enlace público sino tmb una carpeta e insertarla en algún sitio más como en alguna red social.
        Además no es necesario instalar nada en tu compu, aunque tmb tiene la opción.
        Te digo estas cosas porque por lo menos a lo que a mi concierne me es más amigable su interfaz.
        Como verás estuve investigando y usándolos, el que menos me gusta es Dropbox y por ahora voy con Box, aunque el drive lo voy a usar dado que mis cuentas con en gmail.
        Espero esto también les sirva a vos y los lectores.
        Saludos, irene.

  5. La unica cosa que veo que falla en ambos, es que no tengan un inicio de sesión como cualquier programa que te descargas (Skype, spotify, etc..). Me refiero a que cuando tu te descargas ambos, Dropbox o Google Drive, se genera en el ordenador una carpeta que no te pide usuario y contraseña para acceder a ella, por lo tanto, en el caso del Aula, cuando te marchas tienes que eliminarla por que cualquiera puede entrar en tu carpeta.

    Pero aparte de eso me parece genial contar con ellos….

    • Se supone que en el aula no hay que descargarse la aplicación de escritorio, sino acceder al servicio mediante la página web correspondiente.

      Así se soluciona el problema que indicas.

    • Para el aula la idea estará bien, lo ignoro, pero todos si tuviéramos que logearnos cada vez que usamos DropBox o GoogleDrive a mi desde luego me habrían matado.

  6. Quiero compartir atraves de Google Drive algunos archivos, pero mis colaboradores tienen cuenta en Hotmail y Yahoo, y me dicen que tienen que crear una cuenta en Gmail para poder ingresar a mi carpeta compartida, es cierto esto??

    Saludos

  7. Puedes hacer todas las operaciones con Google Drive desde su página web.

    En cambio, con DropBox necesitas instalar su programa para hacer algunas operaciones, como la subida de archivos más grandes de determinado tamaño.

  8. Hola muy buen aporte, no pretendo extender mi comentario ya que no utilizo demasiado ninguna de las dos herramientas, estoy en pleno arranque, pero me sirvio mucho esta info. saludos y gracias.

    Lizok

  9. Buenas noches, me gustaria saber como podria subir yo una carpeta a la nube y pueda accesar a ella agregandola a una unidad de red. me explico tengo un sistemas administrativo el cual me gustaria subir a la nube la base de datos para poder accesar a ella en cualquier parte del mundo. me gustaria saber como puedo hacer que esa carpeta que va a estar en nube yo pueda agregarla a la unidad de red por medio de una ip? no se si me hago entender espero sus respuestas

    gracias

  10. Comparto esta misma inquietud, como se soluciona?

    Quiero compartir a traves de Google Drive algunos archivos, pero mis colaboradores tienen cuenta en Hotmail y Yahoo, y me dicen que tienen que crear una cuenta en Gmail para poder ingresar a mi carpeta compartida, es cierto esto??

    Saludos

    • Verónica,

      Es una pregunta que recibo constantemente pero no es cierto que se necesite una cuenta en Gmail. Tienes la opción de compartir un archivo en Google Drive con otros usuarios aunque éstos no tengan cuenta en Gmail.

      Simplemente haces clic derecho encima del archivo que quieres enviar y verás un menú desplegable con la opción Compartir. Dentro de Compartir, entonces verás la opción de “enviar por correo electrónico a otros colaboradores”, donde puedes añadir los emails que desees.

      Puedes ver esta explicación más gráfica en: http://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=en&answer=2494822

  11. Hola quisiera saber como puedo escuchar en mi telefono la música que tego en Google Drive o en Dropbox,he intentado mucho con ambos pero no puedo hacerlo.Desde ya muchas gracias

  12. Dropbox es, sin dudas, el servicio mas eficiente de almacenamiento en la nube.
    Para quien quisiera probarlo gratuitamente le suministro un link de referencia para registrarse y arrancar con 2,5 Gb de almacenamiento ampliables a 16Gb gratis: documentos, fotos, mp3, videos, libros, etc.
    Es como tener un pendrive virtual al que puedes acceder desde cualquier lugar, mediante un ordenador, tablet o telefono con internet.
    Este es el link: http://db.tt/OSrF7whq

  13. Hola, es muy interesante, yo uso google drive, y nunca me había llamado la atención dropbox creo que ahora vere si cubre mejor mis necesidades; ¿conoces el servicio de clouding que provee microsoft? Creo que se llama skydrive, ¿sabes si ofrece alguna ventaja o que tan bueno es? Me ha hablado bien de el, saludos y felicitaciones por el blog.

  14. Buenas Noches…

    Me gustaria que me ayudáras en como puedo implemetar ejercicios con google Driver en el aula a nivel Unoversitario….

    Gracias espero tu sugerencia…

  15. Saludos:

    ¿Sería posible crear una carpeta vacía a compartir con los alumnos de forma que estos pudieran subir sus ejercicios pero ninguno de ellos pudiera ver los ejercicios de los otros, mientras que yo si podría verlos todos?
    ¿Cómo se haría?
    MUCHAS GRACIAS

  16. Es muy eficiente para utilizarlo en clase.
    Lo he aplicado con una lectura de un libro donde los integrantes de un equipo responden preguntas, crean un vocabulario, dan formato a un trabajo escrito y todo lo realizan en línea fortaleciendo el trabajo en equipo y la lectura de comprensión.

  17. me gustaría saber si puedo trabajar en el salón con mis alumnos en ausencia de una buena señal de internet. En otras palabras, ¿puedo trabajar sin Internet, solo utilizando en Wifi de las computadoras?