{"id":15640,"date":"2015-02-13T15:00:47","date_gmt":"2015-02-13T14:00:47","guid":{"rendered":"http:\/\/www.totemguard.com\/aulatotem\/?p=15640"},"modified":"2020-02-18T14:31:00","modified_gmt":"2020-02-18T13:31:00","slug":"8-pautas-sencillas-para-pasar-menos-tiempo-gestionando-gmail","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.totemguard.com\/aulatotem\/2015\/02\/8-pautas-sencillas-para-pasar-menos-tiempo-gestionando-gmail\/","title":{"rendered":"8 Pautas sencillas para pasar menos tiempo gestionando tu Gmail"},"content":{"rendered":"

Todos queremos sacar unas horas extra al d\u00eda para dormir m\u00e1s, para aprender un idioma, para seguir una afici\u00f3n o practicar un deporte. El objetivo es ser m\u00e1s productivo y liberar horas de trabajo. En mi experiencia reducir la cantidad de tiempo que pasas leyendo y gestionando emails es el inicio para recuperar varias horas a la semana.<\/p>\n

Seg\u00fan un estudio realizado por McKinsey Global Institute<\/a>, como media un profesional dedica 2 horas y media al d\u00eda gestionando sus emails, lo que viene a ser un 28% del tiempo que est\u00e1 trabajando.<\/p>\n

A trav\u00e9s de la aplicaci\u00f3n Rescue Time<\/a> pude contabilizar con precisi\u00f3n las horas que pasaba dentro de las diferentes aplicaciones que usaba en mi trabajo y obtener una puntuaci\u00f3n semanal de productividad y por tanto ver su evoluci\u00f3n en el tiempo. Las horas dedicadas al GMail llegaban a las 13 horas semanales y con una serie de pautas sencillas consegu\u00ed reducirlas a unas 4 horas semanales como media.<\/p>\n

Al visualizar estas estad\u00edsticas en el tiempo, v\u00ed que el problema no era tanto el volumen de correos que recib\u00eda, sino la manera ineficiente de su gesti\u00f3n. Entrar en la cuenta de correo electr\u00f3nico cada cinco minutos, te asegura distracciones y en general nunca hay nada tan urgente que no pueda esperar.<\/p>\n

Igualmente una gran cantidad de tareas a completar se reciben por correo electr\u00f3nico y el hecho de dejarlas dentro de tu cuenta, en medio de otros correos superfluos, dificulta su eficiente ejecuci\u00f3n.<\/p>\n

Tras investigar y experimentar, he establecido una serie de pautas sencillas que llevo siguiendo durante seis a\u00f1os y que te expongo a continuaci\u00f3n por si su implementaci\u00f3n te pueden ayudar a ti tambi\u00e9n (actualizaci\u00f3n enero 2019)<\/strong>.<\/p>\n

1. Reduce dram\u00e1ticamente la cantidad de correos que llegan a tu bandeja de entrada <\/strong><\/h3>\n

Revisa tu bandeja de entrada y date de baja de todos aquellos correos innecesarios como son las alertas de Facebook, Twitter, suscripciones a boletines que nunca tienes tiempo de leer, ofertas de viaje, etc. Todos ellos invaden tu bandeja de entrada.<\/p>\n

Para eliminarte de estas suscripciones en un solo clic, usa la aplicaci\u00f3n Unsubscriber<\/a>, que te permitir\u00e1 ver de forma centralizada todas tus suscripciones y podr\u00e1s hacer una limpieza al instante.<\/p>\n

Si esta medida te parece demasiado dr\u00e1stica, puedes optar por clasificar adecuadamente los correos electr\u00f3nicos entre las categor\u00edas que Gmail te ofrece: Principal, Social, Promociones, Notificaciones y Foros. Estas categor\u00edas te permiten centrar tu atenci\u00f3n en el correo m\u00e1s importante en cada momento y leer todos los mensajes de un mismo tipo a la vez.<\/p>\n

Para mover un remitente de una categor\u00eda a otra seg\u00fan tus preferencias, mira estos pasos:<\/p>\n

\"mover-emails-pesta\u00f1as-gmail\"<\/a>
Clasificaci\u00f3n de emails moviendo a las pesta\u00f1as de GMail<\/figcaption><\/figure>\n

2. Define unos horarios para entrar en tu correo electr\u00f3nico<\/strong><\/h3>\n

Para eliminar la tentaci\u00f3n de revisar tu bandeja de entrada cada cinco minutos, desactiva todas las notificaciones de tu correo electr\u00f3nico o no podr\u00e1s resistirte a comprobar el contenido de un email cuando te aparezca su tentador t\u00edtulo en la ventana emergente del ordenador.<\/p>\n

Personalmente nunca reviso el email a primera hora por la ma\u00f1ana, ya que dedico esas horas de frescura mental a tareas que requieren un mayor esfuerzo intelectual. Tampoco atiendo todos los emails de golpe ni con la misma urgencia.<\/p>\n

Algunos emails pueden esperar horas e incluso d\u00edas. No es lo mismo un mensaje en donde te convocan a una reuni\u00f3n, una notificaci\u00f3n de una red social, un bolet\u00edn de noticias que te env\u00edan o el mensaje de un alumno.<\/p>\n

Aunque habr\u00e1s oido hablar del \u00abInbox cero\u00bb, es decir archivar y borrar todos los mensajes al momento que los lees, de manera que cada d\u00eda tengas el contador de \u00abRecibidos\u00bb a cero, personalmente lo veo como una operaci\u00f3n innecasaria que ocupa mucho tiempo, y se transforma en una misi\u00f3n imposible y en una tarea estresante en s\u00ed misma.<\/p>\n

Cuando recibo un correo electr\u00f3nico que contiene archivos importantes o que desencadena en una serie de tareas a realizar por m\u00ed, reenv\u00edo el correo electr\u00f3nico a Evernote<\/a>, mi lugar personal de trabajo. Desde all\u00ed gestiono los pasos a completar y encuentro dentro de la misma aplicaci\u00f3n la informaci\u00f3n y recursos necesarios.<\/p>\n

En el caso que desees mantener el correo en GMail, te puede resultar muy pr\u00e1ctico familiarizarte con los operadores de b\u00fasqueda avanzada<\/a> de esta aplicaci\u00f3n y su gestor de tareas<\/a> integrado. De manera que cuando necesites recuperar un email, puedas filtrar entre todos los correos de tu cuenta en segundos.<\/p>\n

Otro consejo es no mantener la aplicaci\u00f3n de GMail abierta todo el d\u00eda en tu navegador web. Tenla accesible en la barra de favoritos para que cuando sea el momento de revisar el email, puedas hacerlo con tan s\u00f3lo pulsar su icono.<\/p>\n

En el caso que necesites enviar un correo electr\u00f3nico, no entres en la bandeja de entrada. Te encontrar\u00e1s con nuevos mensajes y empezar\u00e1s a leerlos y media hora m\u00e1s tarde ver\u00e1s que te has desviado de tu objetivo inicial.<\/p>\n

Un truco para abrir un email en blanco sin entrar en la bandeja de entrada, es simplemente arrastrar el enlace web de \u00abRedactar<\/a>\u00bb en tu navegador web. Ver\u00e1s que te abre directamente a pantalla completa la ventana de Redactar, siempre que est\u00e9s logeado en tu cuenta, y podr\u00e1s empezar a escribir tu mensaje sin distracciones ni tentaciones.<\/p>\n

\"gmail-acceso-directo-redactar\"<\/a>
Acceso directo para redactar un email<\/figcaption><\/figure>\n

3. Utiliza el chat para conversar<\/strong><\/h3>\n

Si descubres que te est\u00e1s enviando cada d\u00eda m\u00e1s de 10 emails a un compa\u00f1ero de trabajo, puedes experimentar con el uso del Chat. En TotemGuard he empezado a usar a diario Work Chat<\/a>, incorporado ya dentro de Evernote, pero puedes optar por Slack<\/a> o Google Hangouts<\/a>. En todos estos casos, los chats quedan guardados y puedes hacer b\u00fasquedas dentro de la aplicaci\u00f3n.<\/p>\n

\"evernote<\/a>
WorkChat disponible en Evernote<\/figcaption><\/figure>\n

4. Desactiva todas las notificaciones de tus redes sociales <\/strong><\/h3>\n

Si eres activo en las redes sociales, no hace falta que recibas por correo electr\u00f3nico cada interacci\u00f3n que alguien tenga con un art\u00edculo que has compartido o una recomendaci\u00f3n que has realizado.<\/p>\n

Ver\u00e1s que si desactivas estos correos electr\u00f3nicos, tampoco te perder\u00e1s nada importante. Cada red social tiene un apartado en su pesta\u00f1a de Configuraci\u00f3n<\/em> para desactivarlos.<\/p>\n

Simplemente establece unos horarios de acceso a Facebook, Instagram, Pinterest o Twitter para responder a tus compa\u00f1eros y amigos.<\/p>\n

5. Responde m\u00e1s r\u00e1pidamente a tus correos electr\u00f3nicos<\/strong><\/h3>\n

Es mucho m\u00e1s productivo asignar unas horas del d\u00eda espec\u00edficas a responder a todos los emails de golpe, en vez de responderlos a medida que aparecen en tu bandeja de entrada.<\/p>\n

Si te encuentras que a lo largo del curso escribes los mismos emails una y otra vez, usa las respuestas est\u00e1ndar<\/em> que te proporciona GMail para evitar un constante copiar y pegar de un email a otro. Para ver c\u00f3mo activar esta funcionalidad en GMail, mira este v\u00eddeo<\/a>.<\/p>\n

Otra opci\u00f3n es usar una aplicaci\u00f3n, como aText<\/a> o TextExpander<\/a>, que aceleran significativamente la escritura de un email al poder introducir trozos de texto con simples atajos de teclado. Igualmente te autocorrige palabras mal escritas e introduce s\u00edmbolos especiales.<\/p>\n

6. Env\u00eda tus correos electr\u00f3nicos de forma autom\u00e1tica<\/strong><\/h3>\n

En ocasiones abres un email importante pero no puedes atenderlo en ese momento. Quiz\u00e1s se trata de una pregunta que requiere de cierta investigaci\u00f3n o en mi caso a veces necesito realizar pruebas t\u00e9cnicas para descifrar un problema de un alumno.<\/p>\n

Para tener mi bandeja de entrada m\u00e1s ordenada, pero asegurar que no se me olvida responder esta pregunta, con la opci\u00f3n de Gmail de Posponer<\/em><\/a>, puedo quitarlos temporalmente de Recibido<\/em>, es decir archivar el correo y despu\u00e9s programar un d\u00eda y una hora concreta en d\u00f3nde deseo volver a ver ese mensaje en mi bandeja de entrada. El correo te aparecer\u00e1 arriba de la bandeja de entrada con un mensaje en naranja que dice \u00abPospuesto x d\u00edas\u00bb.<\/p>\n

\"Posponer-gestion-emails-gmail\"<\/a>
Posponer emails para recibirlos m\u00e1s tarde<\/figcaption><\/figure>\n

Otra opci\u00f3n todav\u00eda m\u00e1s completa es usar la extensi\u00f3n para Gmail Boomerang<\/a>. Esta extensi\u00f3n te ofrece adicionalmente la opci\u00f3n de escribir un email ahora, pero programar que se env\u00ede m\u00e1s tarde de forma autom\u00e1tica.<\/p>\n

Esta funcionalidad puede servirte para escribir varios emails de golpe con recordatorios de entrega de deberes, ex\u00e1menes o reuniones que has de enviar en un futuro y dejar que Boomerang los env\u00ede por ti autom\u00e1ticamente y puedas olvidarte de ellos.<\/p>\n

\"boomerang<\/a>
Programar el env\u00edo de un email para m\u00e1s tarde con Boomerang<\/figcaption><\/figure>\n

Boomerang tambi\u00e9n permite pausar la entrada de email en tu bandeja de entrada hasta que lo desees, con el fin de eliminar interrupciones.<\/p>\n

\"Boomerang-pausar-recibidos-inbox\"<\/a><\/p>\n

7. No uses el correo electr\u00f3nico para convocar un reuni\u00f3n o evento<\/strong><\/h3>\n

Cada vez que se organiza una cena o una reuni\u00f3n, especialmente entre padres, mi correo electr\u00f3nico queda invadido con miles de respuestas a ese email original de convocatoria. Cada uno de los invitados responde a todo el grupo aceptando, declinando o proponiendo sus modificaciones.<\/p>\n

El resultado son un vaiv\u00e9n de emails innecesarios y una dif\u00edcil tarea para el organizador que ha de repasar todas las conversaciones mantenidas para llegar a una conclusi\u00f3n.<\/p>\n

Una alternativa muy pr\u00e1ctica es usar el propio Calendario de Google<\/a> o la herramienta web Doodle<\/a>. En ambas el organizador propone un evento y varias posibles fechas y horas. Cada invitado selecciona su disponibilidad dentro de las diferentes opciones y el organizador s\u00f3lo recibe un correo electr\u00f3nico una vez todos han respondido, para hacerle saber qu\u00e9 fecha y hora es la ganadora.<\/p>\n

\"Crear-horas-disponibles-reuniones-calendario-google\"<\/a>
Marcar horas disponibles para reuniones<\/figcaption><\/figure>\n

8. Usa los filtros de GMail para archivar, etiquetar o suprimir ciertos emails<\/strong><\/h3>\n

Los filtros de GMail<\/a> te permiten clasificar el flujo de mensajes entrantes de forma automa\u0301tica seg\u00fan unos criterios que establezas. Por ejemplo puedes indicar a GMail que todos los correos con la terminaci\u00f3n @nombredetucentro.com, se etiqueten, archiven, destaquen o incluso que se supriman automa\u0301ticamente de tu correo electr\u00f3nico.<\/p>\n

Tambi\u00e9n puedes hacer que emails que contengan ciertas palabras dentro de su mensaje, por ejemplo, BETT 2019, autom\u00e1ticamente se reenv\u00eden a un compa\u00f1ero de trabajo.<\/p>\n

Los filtros m\u00e1s efectivos son aquellos que automatizan tareas repetitivas que realizas con correos electr\u00f3nicos que presentan unas caracter\u00edsticas en com\u00fan: su remitente, su dominio, su contenido, etc.<\/p>\n

Observando con detenimiento tu gesti\u00f3n diaria puedes averiguar las acciones que realizas con m\u00e1s frecuencia y aplicar los filtros con los criterios necesarios para que se automatice el proceso. Debajo puedes ver todas las opciones disponibles:<\/p>\n

\"Filtro-gestion-emails-gmail\"<\/a>
Opciones de filtro y clasificaci\u00f3n de emails en Gmail<\/figcaption><\/figure>\n

Todas estas pautas requieren un cambio de h\u00e1bitos y autodisciplina por tu parte. La tecnolog\u00eda s\u00f3lo puede ayudarte si haces un buen uso de ella y recuerda que para ser productivo, una de las cosas m\u00e1s importantes es tener razones para serlo<\/a>.<\/p>\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

\u00bfQu\u00e9 otras pautas utilizas para ser productivo en la gesti\u00f3n de tu email? Puedes dejarme un comentario debajo.<\/p>\n\n\n\n

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