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10 maneras de convencer a tu personal para que usen una herramienta de help desk y dejen de llamarte
Tu help desk debe esforzarse constantemente para mejorar los métodos de interacción con el cliente y/o usuarios. Los usuarios deben sentirse cómodos con el help desk y saber que recibirán un soporte rápido, cortés y eficaz.
Una herramienta de help desk basada en web permite a los usuarios abrir sus propias incidencias y monitorizar el estado de su tiquet, eliminando la necesidad de tener que llamarte.
Sin embargo cualquier cambio de hábito que implementes requiere de un tiempo de adaptación que puedes acelerar llevando a cabo 10 prácticas muy efectivas.
1. Se proactivo
Si quieres que los usuarios o clientes cambien sus maneras y dejen de llamarte por teléfono o pararte por los pasillos, dales a conocer los métodos de interacción que existen con el help desk y cómo se deben comunicar sus incidencias (intranet, email, etc). Preséntales tus preferencias y explícales el porqué de ellas.
En breve verán que el uso de la herramienta help desk te permite darles un mejor servicio y atender con rigor las prioridades.
Igualmente echa un vistazo por la oficina y descubrirás maneras en las que los usuarios pueden trabajar de forma más efectiva. Puedes mostrarles maneras de hacer su trabajo más fácil, trucos, atajos, una aplicación de software más útil, etc. Es un tiempo bien invertido.
2. Organiza un día de formación
Este encuentro es una buena manera de presentar y formarles sobre la nueva herramienta de help desk, definir cómo se debe trabajar ahora pero sobre todo recibir información, feedback, sobre tu trabajo y conocer qué desean exactamente los usuarios.
Todo lo que les enseñes, reducirá el número de incidencias a posteriori. También es manera de mostrar al usuario que deseas mejorar las comunicaciones, rompiendo la atmósfera "nosotros y ellos".
3. Haz contactos en cada departamento de la empresa
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Si todavía no has probado la herramienta NetSupport DNA HelpDesk para la gestión más eficiente de tus incidencias, descarga una demo gratuita ahora.
Verás cómo puedes:
- Resolver incidencias de forma más rápida, sin tener que contratar personal adicional
- Evitar la duplicación de tareas de soporte
- Mejorar la comunicación entre tu help desk y sus usuarios
- Generar informes para defender tu actuación
- Recortar costes implementando una solución automatizada
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