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¿Es económicamente rentable entrar en un Microsoft Enterprise Agreement (EA) para tu empresa?
29 abril , 2011Licenciamiento, Software Meritxell 0 Comentarios

Si tienes más de 250 Pcs en tu red, seguramente algún distribuidor te ha ofrecido este acuerdo de licenciamiento para las licencias de Microsoft. Existen muchas ventajas en un EA pero también bastantes inconvenientes. Es importante entender ambos puntos antes de entrar en un acuerdo EA.

¿Qué es el Microsoft Enterprise Agreement (EA)?

El EA  es un programa de licencias por volumen diseñado para empresas con 250 o más Pcs que

  • quieren estandarizar el uso de productos Microsoft dentro de la organización
  • quieren tener acceso a las versiones más recientes del sofware
  • quieren sólo tener que preocuparse de comprar licencias adicionales una vez al año

Se trata de un contrato de 3 años que incluye automáticamente Software Assurance o mantenimiento (SA) en todos los productos de software durante el periodo de estos 3 años. Todas las licencias en un EA son licencias perpetuas, a excepción de las suscripciones. El Software Assurance o mantenimiento te da acceso a la versión más reciente de software, soporte telefónico disponible 24 hrs. al día, servicios de consultoría, formación y herramientas de TI para migrar y administrar el software.

Cuando entras en un EA, cada PC o servidor en uso tiene una licencia para todos los componentes del EA. Existen varias modalidades:

  • Profesional Desktop Platform EA que incluye:Office Professional Plus, Core CAL (Windows Server Client Access License (CAL), Exchange Server Standard CAL, SharePoint Server Standard CAL, System Center Configuration Manager 2007 R2, Client Management License y Windows 7 Enterprise
  • Enterprise Desktop Platform EA que incluye: Office Enterprise, the Enterprise CAL Suite (que incluye Core CAL como Active Directory Rights Management Services, Exchange Server Enterprise CAL, SharePoint Server Enterprise CAL, Lync Server Standard CAL, Lync Server Enterprise CAL, Systems Center Client Management Suite, Forefront Protection Suite and Forefront Unified Access Gateway, y Windows 7 Enterprise
  • Componente EA, en donde sólo tienes licencias de ciertos componentes (por ejemplo solo Office or solo Core CAL o Sistema operativo)

Ventajas

El Enterprise Agreement nunca te ahorrará dinero con respecto a un Microsoft Select Agreement pero los beneficios intangibles que adquieres pueden superar los costes adicionales en licencias según el tamaño de tu red:

  • Menos trabajo en la administración y gestión de licencias Microsoft, ya que con el EA no tienes que informar cada vez que ocurre un cambio en una licencia individual de un producto incluido en tu EA. Simplemente una vez al año estás obligado contractualmente a revisar el total de licencias que tienes instaladas y comprar licencias adicionales si se supera el número de licencias contratadas dentro del EA. Esto significa por tanto que cada vez que instalas un PC nuevo, no has de comprar licencias adicionales inmediatamente para cada producto Microsoft que deseas usar en el equipo. Para muchas empresas mantener un control de todos los tipos de licencias y el número de programas instalados implica una inversión de tiempo importante con su coste asociado.
  • Más seguridad en el cumplimiento legal de las licencias Microsoft. Una vez al año se hace por obligación contractual una auditoría que compara el número de licencias adquiridas según se estipula en el contrato y el número de licencias realmente instaladas y se llevan a cabo compras para solventar cualquier diferencia entre los dos números.
  • Ahorros en la compra del sistema operativo de PCs o servidores nuevos. Cuando se adquiere un equipo nuevo normalmente se incluye en el precio total el coste del sistema operativo Windows. Bajo este acuerdo puedes ahorrarte este coste (70€ aprox. por PC) y aprovechar el contrato EA que incluye descuentos por volumen.
  • Acceso directo a las nuevas versiones durante el periodo de los 3 años. El mantenimiento (Software Assurance) da acceso directo a cualquier nueva versión de los productos de software dentro del EA y por tanto tienes la libertad de decidir si deseas o no la nueva actualización sin pensar en el coste adicional.
  • Acceso directo a soporte técnico las 24 horas del día
  • La posibilidad de pagar las licencias de Microsoft en 3 pagos fraccionados.
  • El coste del mantenimiento (SA) incluye un 15% de descuento sobre el mantenimiento en otros tipos de acuerdos de Microsoft

Inconvenientes

  • Se paga por el número de licencias instaladas en todos los equipos de la red, independientemente de si estas aplicaciones son utilizadas o no por los usuarios. Este hecho indudablemente favorece a Microsoft ya que tiende a haber un sobredimensionamiento en licencias y renovaciones de mantenimiento por licencias que no se usan.
  • Bajo un acuerdo EA, la empresa tiende a desentenderse de la gestión y el control de las licencias de Microsoft, pasando a depender totalmente de los números que Microsoft o uno de sus partners dictamine en la auditoría anual. Es importante mantener un control interno para comprobar los números y compras adicionales que debemos hacer y poder ver errores o en caso de conocer el uso de las aplicaciones estar en condiciones de negociar mejores precios y descuentos.
  • El coste del mantenimiento es siempre obligatorio para todos los productos incluídos en el EA y las licencias adicionales que se vayan adquiriendo. La pregunta que debes hacerte es por ejemplo, ¿estoy usando o usaría realmente el mantenimiento? ¿Ha añadido Microsoft prestaciones esenciales a Office en los últimos 10 años que me merecen la pena?
  • Si durante el año añades un producto Microsoft que no está dentro de la lista de aplicaciones del acuerdo EA, debe comprarse en el momento que se instala, no pudiendo esperar a la revisión anual del EA, con lo que es imprescindible tener un conocimiento bien claro de que prodcutos Microsoft están incluídos en el EA y cuáles no para no incurrir en instalaciones ilegales.
  • La auditoría anual puede dar sorpresas a la organización ya que el pago por cualquier licencia adicional instalada debe realizarse de golpe sin la posibilidad de fraccionarlo en 3 años, como ocurre al principio del contrato EA. Este hecho lleva a menudo a las empresas a comprar licencias adicionales al entrar en un EA para evitar costes elevados en las auditorías anuales. Sin duda otra razón por la cuál muchas empresas dentro de un acuerdo EA acaban sobredimensionando la compra de licencias al inicio del acuerdo.

No podemos decir que un Enterprise Agreement tenga sentido para cualquier organización ya que cada situación es diferente. Para saber si es una opción viable para ti, ten en cuenta las actualizaciones que probablemente realizarás en los próximos dos años, cuáles son tus necesidades con referencia a las licencias CAL y si te utilizarías los servicios adicionales que ofrecen como formación (MS Press Training), soporte técnico, copias de seguridad “frías” tras los desastres, suscripciones a TechNet, soporte ampliado de Hotfix, etc.

En cualquier caso te recomendamos que antes de entrar en un Enterprise Agreement conozcas:

  • Coste comparativo entre un Entreprise Agreement, un Select Agreement o compras individualizadas de licencias de Microsoft.
  • El uso real que hacen tus usuarios de las aplicaciones de Microsoft que tienen instaladas a través de un software de inventario potente como por ejemplo NetSupport DNA o Survey. Esta información te permitirá negociar mejores precios y descuentos con tu proveedor a la hora de entrar en un EA.
  • Conoce en detalle los derechos y obligaciones contractuales que te ofrece cada tipo de acuerdo para descubrir costes ocultos.

 

 

¿Estas considerando un Enterprise Agreement? ¿Tienes dudas o preguntas sobre los beneficios de este tipo de acuerdos? Déjanos tus preguntas aquí

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