14 herramientas de productividad curiosas que reducen tiempo de tu trabajo

A medida que te vas haciendo mayor, te das cuenta del valor del tiempo y de la importancia de dedicarlo a las cosas de la vida que te hacen más feliz.

En el trabajo de cada uno de nosotros hay una gran cantidad de tareas aburridas y repetitivas que conllevan un tiempo innecesario que podría eliminarse con herramientas TIC.

Personalmente cada vez que me encuentro realizando demasiados clics de ratón, escribiendo el mismo texto una y otra vez o tardando horas en acabar una tarea concreta, busco una manera efectiva de reducir el tiempo.

En esta lista no me voy a centrar en aquellas herramientas que uso para la gestión de información y tareas como Evernote y Trello, sin las cuáles no podría trabajar de forma productiva. Mi intención es centrarme en aquellas herramientas más desconocidas, que se integran dentro de mi flujo de trabajo y que resuelven ciertas incomodidades en el trabajo diario.

1. Atajos de teclado

Mi primer consejo sería que aprendas los atajos de teclado que ofrecen las aplicaciones que usas con más frecuencia en tu ordenador. Estos atajos te ahorrarán mucho tiempo. En unos días estarán instaurados en tu memoria y ya no podrás vivir sin ellos.

Por ejemplo, al nivel más simple, hacer un CTRL C para copiar un texto,  CTRL V para pegarlo, un CTRL S para guardar los cambios en un documento, un CTRL Z para deshacer un escrito o un CTRL K para activar un enlace web dentro de un documento. Muchos de estos atajos son comunes a todas las aplicaciones.

Para revisar y aprender los atajos de teclado que ofrecen los programas instalados en tu ordenador, herramientas como Veodin KeyRocket para Windows y CheatSheet para Mac son muy prácticos para sacarle todo el partido a tu sistema operativo.

En Cheatsheet cuando estás dentro de una aplicación, verás que al mantener pulsada la tecla ⌘, te aparece en pantalla una chuleta en una ventana emergente para que veas rápidamente todos los atajos de teclado disponibles.

Con toda probabilidad no vas a aprovechar todos ellos pero sí que integrarás rápidamente aquellos movimientos que realizas con más frecuencia.

2. Atext

A la hora de responder correos electrónicos, escribir en un blog o participar en foros o en un Chat, hay una serie de palabras, frases, datos, enlaces web y códigos de HTML que tecleas una y otra vez, como por ejemplo, «porque», «www.nombredetublog.com», «Un saludo» o «Muchas gracias».

Atext es el programa que uso para acelerar la mecanografía al reemplazar automáticamente abreviaciones por la frase o código completo que deseo. Para que aparezca mi email, simplemente tecleo miemail y atext reemplaza automáticamente el texto por comunicacion@totemguard.com.

Atext está disponible sólo para MAC pero puedes descargar la aplicación Text Expander para Windows en su opción gratuita si es para uso personal.

3. OneTab

Con frecuencia al investigar por Internet te encuentras que vas acumulando una gran cantidad de pestañas abiertas en el navegador web y entre las cuáles vas alternando para ver la información de cada página.

Dependiendo del número y contenido de las pestañas abiertas, el ordenador se ralentiza de forma significante.

OneTab es una extensión gratuita disponible para Google Chrome que te permite convertir todas las pestañas del navegador en una lista de enlaces web. Puedes restaurarlas de nuevo de forma individual si necesitas consultar una página en concreto o todas a la vez.

Cuando las pestañas están en la lista de OneTab, se ahorra hasta el 95% de la memoria, mejorando el rendimiento y velocidad del ordenador al reducirse la carga del CPU.

Como funcionalidad interesante cabe destacar que OneTab permite en un solo clic crear una página web con la lista de URLs para compartirla con otros compañeros, alumnos, dispositivos móviles u otro ordenador.

4. Assistant.to

Programar una reunión implica con demasiada frecuencia el vaivén de una serie de correos electrónicos para acordar una fecha, una hora y un lugar.

Assistant.to se integra con tu cuenta de GMail y facilita enormemente este proceso reduciendo la programación de un evento a un solo correo electrónico.

El receptor del email verá las horas disponibles para la reunión pudiendo escoger la más conveniente. A partir de ahí, Assistant.to lo registra de forma automática en tu calendario y si el lugar de la reunión es Google Hangouts, creará un enlace único de Hangouts con la invitación a ambos.

5. Buffer

Buffer es otra herramienta web que te ayuda a distribuir y programar tus publicaciones en las redes sociales a lo largo del día. En vez de conectarte varias veces al día a Facebook y Twitter para compartir artículos interesantes con tu red, cada mañana puedes hacer una lista de recursos que quieres compartir y especificar a Buffer el horario concreto para que las publique por ti durante el día o la semana.

Si en cualquier momento navegando por Internet encuentras un contenido nuevo interesante para compartir, la extensión de Buffer te permite en un solo clic añadirlo a la cola publicándolo a alguna de las horas que hayas designado.

6. Workflow

WorkFlow es un App para automatizar tareas y funciones que realizas a diario en tu iPhone o iPad.  Aprender a usar WorkFlow es el primer paso para ser productivo en el sistema operativo iOS. En Workflow defines una serie de acciones que la App ejecuta en una sola acción.

Entre las funciones que puedes programar se encuentra acortar una URL, convertir una página web en un PDF, generar un GIF con las fotos del carrete o configurar una llamada directa a un contacto.

7. Zapier

Zapier es un servicio web que te permite automatizar acciones que haces habitualmente entre diferentes herramientas online, de manera que tendrás como un asistente personal y ahorrarás tiempo.

Por ejemplo te permite sin tu intervención mover archivos de Dropbox a Google Drive o viceversa, mandar tus emails importantes de Gmail a Evernote o publicar en Facebook las nuevas publicaciones del blog, entre muchas otras combinaciones. Tiene más de 250 servicios web compatibles que puedes conectar según sea tu flujo de trabajo.

8. Record.it

Record.it es una herramienta simple que me permite realizar de forma muy rápida una captura de los movimientos de ratón que realizo en la pantalla de mi ordenador, un «screencast».

La utilizo constantemente para resolver dudas en los foros de los cursos online que imparto. En cuestión de segundos puedo grabar la pantalla de mi ordenador y mostrarle los pasos a seguir a un alumno.

No permite grabar la voz pero es ideal para grabar pequeñas acciones online que requerirían de varias capturas de pantalla y mucho más tiempo con una herramienta de edición de imágenes.

9. Toggl

¿Quieres saber que tardas en finalizar una tarea? Toggl es una herramienta para medir el tiempo que tardas en completar una actividad. Con pulsar en el botón de Toggl, el cronómetro se pone en marcha.

Igualmente Toggl ofrece unos informes para que puedas ver cuanto has tardado a lo largo de la semana en finalizar diferentes proyectos.

10. RescueTime

¿No estás seguro cómo pasas el tiempo delante del ordenador? Rescue Time es una herramienta que registra los programas y páginas web en donde estás más tiempo.

Con la información que recibes cada semana, puedes ver el número de horas que has estado delante del ordenador y cómo están distribuidas esas horas entre el correo electrónico, Facebook, Youtube u otras páginas web que visitas con frecuencia.

Con Rescue Time puedes ver claramente cómo mejorar tu productividad y eliminar aquellas distracciones que te hacen perder tiempo.

11. Self Control

Si no tienes la disciplina para dejar de mirar tu correo electrónico o tu Facebook cada 10 minutos, puedes usar SelfControl para bloquear durante un tiempo el acceso desde tu ordenador a las páginas web que desees. Hasta que el tiempo no termine, no podrás entrar en tu lista negra aunque reinicies el ordenador o desinstales la aplicación.

También es interesante utilizarla para que los niños no se distraigan mientras hacen los deberes y puedan concentrarse sin tentaciones.

Como inconveniente SelfControl está disponible sólo para MAC.

12. Brain.fm

La música puede hacer maravillas a la hora de cambiar tu estado de ánimo. Si necesitas relajarte, concentrarte o dormir, prueba escuchar música con Brain.fm.

13. Headspace 2.0

Una herramienta para iniciarte a la meditación y reducir el estrés y la falta de concentración. Aunque no dispongas de mucho tiempo, con tan sólo unos 10 minutos al día, ya empezarás a notar un cambio en tu estado mental ganando en calma y creatividad.

14. F.lux

F.lux es un software que ajusta automáticamente el brillo de la pantalla de tu ordenador según la hora del día para que te sea menos agresivo a los ojos. Si trabajas hasta tarde habrás notado como la pantalla brilla con más intensidad y F.lux adapta el color para no dañar la vista.

¿Utilizas una herramienta que ha mejorado tu productividad que no está en la lista? Puedes dejarme un comentario debajo.